Tipps zur Mitarbeiter-Motivation: Steigern Sie die Zufriedenheit (Symbolbild)

Kanzlei-Kapital Mitarbeiter:
So motivieren und führen Sie richtig

Kaum etwas kann eine Kanzlei schlimmer treffen als demotivierte Mitarbeiter! Mitarbeiterfluktuation, qualitativ minderwertige Arbeitsergebnisse und eine schlechte Arbeitsatmosphäre sind nur einige Symptome, die sich zeigen und im Kanzleialltag gravierend auswirken würden. Dementsprechend sollte sich jede Kanzlei bewusst machen, dass motivierte Mitarbeiter neben anderen Faktoren zum größten Kapital einer Kanzlei zählen.

In vielen Kanzleien fehlt es aber gerade an motivierten Mitarbeitern. Dies kann verschiedene Gründe haben. Eine Antwort ist: Weil Motivation kein Selbstgänger ist und es für Führungskräfte und Kanzleiführung eine extreme Herausforderung darstellt, Mitarbeiter dauerhaft zu motivieren. In Zeiten des Fachkräftemangels, bedeutet Motivation auch gleichzeitig Mitarbeiterbindung.

Motivationsfaktoren finden, gezielt fördern und ausbauen

Aber was motiviert Mitarbeiter? Diese Frage lässt sich sicher nicht pauschal beantworten, aber grundsätzlich gilt:

  • Es muss eine angenehme Arbeitsatmosphäre herrschen,
  • es wird eine wertschätzende und anerkennende Kommunikation gepflegt,
  • die Vergütung muss angemessen und leistungsgerecht sein,
  • die Arbeit muss Spaß machen, und in angemessener Zeit zu bewältigen sein,
  • persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten müssen vorhanden sein,
  • die Arbeitszeiten sollten flexibel gestaltet werden und zur Lebenssituation der Mitarbeiter passen (positive „Work-Life-Balance“).

Gutes Gehalt reicht meist nicht aus

Dabei bleibt es absolut individuell, welche Faktoren einzelne Mitarbeiter tatsächlich motivieren. Meistens wird jedoch lediglich einer der genannten Faktoren nicht ausreichen, um Motivation zu erzeugen – schon gar nicht nur die Zahlung einer angemessenen Vergütung. Motivationsfaktoren im Kanzleialltag umzusetzen, ist daher schwer, besonders auch, weil Motivation wenig messbar ist. Für die Umsetzung können die folgenden Punkte helfen:

Transparente Kommunikation heißt gemeinsame Ziele setzen

Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv an den Zielen der Kanzlei, an Entscheidungsprozessen und an deren Umsetzung. Das erhöht die Identifikation der Mitarbeiter mit der Kanzlei und birgt die Chance, dass das Kanzleiteam die Ziele gemeinsam verfolgt und bestenfalls auch gemeinsam erreicht. So könnte die Kanzleiführung z. B. die Erfolgsfaktoren der Kanzlei aus dem Blick der Führungsebene benennen und ein entsprechendes Feedback von der Mitarbeiterebene einholen. Die Festlegung von Kanzleizielen, wie z. B. eine hohe Mandantenorientierung oder eine transparente Kommunikation (intern wie extern), können hilfreich sein. Da die Mitarbeiter die Ziele der Kanzlei kennen und an deren Umsetzung beteiligt sind, erfahren sie darüber auch Wertschätzung und identifizieren sich mit der Kanzlei.

Klare Kompetenz- und Aufgabenregelungen

Das jeweilige Arbeits- und Aufgabengebiet der juristischen und nichtjuristischen Kanzleimitglieder sowie die Schnittstellentätigkeiten sollten klar geregelt sein. Damit ist jedem im Kanzleiteam klar, wer welche Aufgaben zu welcher Zeit mit welchem qualitativen Ergebnis übernimmt und bearbeitet. Demotivierendes Gerangel um Kompetenzen, Zeitverlust und Missverständnisse bleiben damit aus. Mit den einzelnen Mitarbeitern gilt es, individuelle Perspektiven zu entwickeln. Dies erreicht man u. a. durch ein kanzleieigenes Personalentwicklungskonzept mit Fortbildungsmaßnahmen, mit dem Mitarbeiter gezielt motiviert werden.

Zusagen einhalten und solide Vertrauensbasis schaffen

Einmal getroffene Zusagen müssen eingehalten und zeitnah umgesetzt werden. Denn werden diese nicht eingehalten, führen sie dazu, dass der Motivationspegel bei den Mitarbeitern schnell sinkt. Sicher kann es einmal vorkommen, dass eine Zusage nicht eingehalten werden kann. Kommt dies aber immer wieder vor, stellt das einen großen Vertrauensbruch gegenüber den Mitarbeitern dar. Wichtig ist bei der Nichteinhaltung von Zusagen, dass offen damit umgegangen und die Nichteinhaltung begründet wird.

Anerkennung und Lob richtig einsetzen

Wenn man es als Kanzlei versteht, Anerkennung und Lob an der richtigen Stelle zu verteilen, führt es in der Regel dazu, dass Mitarbeiter motivierter an ihre Tätigkeit herangehen. Fehlende Anerkennung und fehlendes Lob multiplizieren sich sehr schnell negativ. Die vielfach gelebte Ansicht „Kein Tadel ist Lob genug“ sollte daher schleunigst überdacht werden.

Begeisterung als oberstes Ziel

Wenn Sie es schaffen, Ihre Mitarbeiter für die Arbeit bzw. das Erreichen der gesteckten Kanzleiziele zu begeistern, haben Sie die Kür geschafft. Wenn ein Mitarbeiter von seiner Arbeit bzw. der Kanzlei begeistert ist, ist der größte Motivationsfaktor erreicht.

Die Vorteile guter Mitarbeitermotivation liegen zwar auf der Hand, sollten aber noch mal vor Augen geführt werden:

  • Gutes Kanzleiimage,
  • angenehme Arbeitsatmosphäre,
  • gute Kommunikation auf allen Hierarchieebenen,
  • höhere Mandantenzufriedenheit und dadurch
  • größerer wirtschaftlicher Erfolg und
  • eine festere Mandantenbindung.

Fazit: Durch die aktive Einbindung der Mitarbeiter an Entscheidungsprozessen, den Zielen der Kanzlei und deren Umsetzung erhöht sich die Identifikation der Mitarbeiter mit der Kanzlei und es entsteht eine Mitarbeiterbindung, da jedes Teammitglied einen aktiven Part in der Kanzlei ausführt.

Erschienen im MkG Fachinfo-Magazin Ausgabe 02/19 und mkg-online.de

Ronja Tietje

Portraitfoto Ronja Tietje: Kanzlei-Mitarbeiter motivieren
  • Kanzleiberaterin bei Tietje & Schrader oHG Kanzlei-Consulting und Dozentin für Kanzleimanagement, u. a. in Fachwirtkursen
  • Geprüfte Rechtsfachwirtin und Notarfachwirtin
  • Vorstandsmitglied des Dachverbandes der Berufsvereinigung (Reno-Bundesverband) sowie Vorsitzende der örtlichen Berufsvereinigung (Reno Bremen e.V.).
  • Sie ist ehrenamtlich in der Kammer Bremen Vorsitzende des Berufsbildungsausschusses und eines Prüfungsausschusses

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