Großkundenkennungsverwaltung

nach oben1.1. Allgemeines

Die Großkundenkennungsverwaltung von juris unterscheidet zwischen zwei Administrationsebenen: der Supervisoradministration und der Gruppenadministration und orientiert sich zur Strukturierung an der Einrichtung sogenannter Kennungsgruppen. Die Kennungsgruppen dienen einerseits der Abbildung bestimmter organisatorischer Strukturen des Kunden und sind gleichzeitig Anknüpfungspunkt für die Zuordnung von Produktrechten und unterschiedlichen technischen Zugangsvarianten zur juris Recherche.

juris unterscheidet zwischen drei Zugangsvarianten

Beim Mehrfachlogin greifen alle Anwender anonym über eine zentrale (Gruppen-) Kennung auf die juris-Recherche zu. Voraussetzung zum Einsatz des Mehrfachlogins ist das Bestehen eines im Hinblick auf die Nutzerzahl unlimitierten Vertrages. Das Mehrfachlogin ist zwingend mit der Einrichtung eines IP-Checks verbunden. Die Anmeldung für die juris-Recherche erfolgt über einen Link aus dem Kunden-Intranet. Es stehen im Regelfall keine Personalisierungsfunktionen (z.B. Akte, Suchprofile etc.) zur Verfügung. Durch eine optionale Registrierungsfunktion können sich die Anwender innerhalb des Mehrfachlogins personalisieren und damit den vollen Umfang persönlicher Funktionen nutzen. Die Registrierungsmöglichkeit kann durch den Administrator (Supervisor oder Gruppenadministrator) zugelassen werden.

Beim Single-Sign-On Login werden über einen Datenaustausch zwischen dem Kundennetzwerk und der juris Kennungsverwaltung automatisiert persönliche Profile für die juris Anwender angelegt. Die Nutzung des Single-Sign-On Logins setzt damit die Anbindung des Kundennetzwerks an die juris Kennungsverwaltung mittels einer Schnittstelle, dem so genannten Login-Token, voraus. Das Single-Sign-On Login setzt zwingend die Einrichtung eines IP-Checks voraus. In Abhängigkeit von der technischen Umgebung des Kunden ist mit der Einrichtung des Single-Sign-On Logins Programmieraufwand auf Seiten des Kunden erforderlich.

Wenden Sie sich bei Fragen bitte an unseren technischen Support unter 0681/58 66 - 44 44 oder technik@juris.de

Beim Individuellen Login werden für die Anwender persönliche Kennungen erstellt. Persönliche Kennungen können arbeitsplatzunabhängig eingesetzt werden. Die Einrichtung eines IP-Checks kann optional durch den Supervisor oder den Gruppenadministrator erfolgen. Der Zugang erfolgt durch manuelle Eingabe der Kennung, d.h. Benutzername und Passwort. Zur Anlage der Kennungen stehen dem Administrator verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung; so können Kennungen einzeln angelegt oder bei größeren Mengen (über csv-Datei) importiert werden.

nach oben2.1. Funktion und Aufgaben des Supervisors

Der Supervisor ist die übergeordnete Administrationsebene im Rahmen der juris Großkundenkennungsverwaltung. Die Administrationsmöglichkeiten des Supervisors beziehen sich auf alle Produkte, die ein Kunde bei juris zur Nutzung lizenziert hat. Die Aufgabe des Supervisors besteht vornehmlich in der Anlage der Kennungsgruppe(n), der Zuordnung der Produkte zu Kennungsgruppen sowie der Auswahl der Zugangsvariante für die jeweilige Kennungsgruppe. Darüber hinausgehend hat der Supervisor eine direkte Durchgriffsmöglichkeit auf die nachgelagerte Administrationsebene der Gruppenadministration. Letztere kann jedoch durch den Supervisor auf eine oder mehrere Person(en) der jeweiligen Kennungsgruppe delegiert werden.

nach oben2.2. Freischaltung/Supervisorkennung

Nach Übernahme einer Institution in die neue Großkundenkennungsverwaltung erhält der Supervisor eine E-Mail mit einem Freischaltcode.

Mit diesem Freischaltcode können bis zu drei Supervisorkennungen erstellt werden.

Hierzu kann sich der Supervisor über www.juris.de/freischaltung selbst eine entsprechende Kennung anlegen und freischalten.

Nach der Freischaltung der Supervisorkennung können Sie sich über die Eingabe des angelegten Benutzernamens und des Passworts in die Supervisoradministration einloggen.

nach oben2.3. Gruppenanlage

Die wichtigste Aufgabe des Supervisors besteht darin, Gruppen anzulegen und diesen Gruppen, entsprechend den vertraglichen Grundlagen, Produkte zuzuordnen sowie eine Zugangsvariante auszuwählen.

Hinweis: Bei Kunden, die bereits in der alten Kennungsverwaltung von juris waren, wurde die Gruppenstruktur analog der bislang bestehenden Kennungsstrukturen im Rahmen der Umstellung umgesetzt.

Nach Anlage eines neuen Vertrages für die juris Großkundenkennungsverwaltung und Freischaltung der Supervisorkennung loggen Sie sich mit dem dort angegebenen bzw. ausgewählten Benutzernamen und Passwort ein.

Es startet automatisch ein "Assistent" zur Anlage einer ersten Gruppe.

Abbildung: Großkundenkennungsverwaltung

Auf der ersten Seite erhalten Sie eine Zusammenfassung aller dem Vertrag zugeordneten Produkte mit entsprechenden Lizenzzahlen. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Weiter".

Abbildung: Großkundenkennungsverwaltung

Ergänzen Sie bitte die entsprechenden Angaben.

Hinweis: die Angaben, die mit einem "*" versehen sind, sind Pflichtfelder, müssen also ausgefüllt werden.

Vergeben Sie sodann einen bezeichnenden Gruppennamen.

Abbildung: Großkundenkennungsverwaltung

Ordnen Sie schließlich der Gruppe entsprechende Produkte zu und wählen Sie die Zugangsvariante .

Abbildung: Großkundenkennungsverwaltung

Wählen Sie zum Abschluss noch eine ggf. abweichende E-Mail-Adresse zum Versand der Bestätigungsmail und klicken Sie auf "Fertigstellen".

Bitte beachten Sie, dass in der Bestätigungsmail auch das zum Login erforderliche Passwort versendet wird. Standardmäßig wird diese E-Mail an die bei der Gruppenanlage eingetragene E-Mail-Adresse versendet. Das ist regelmäßig die Adresse des Gruppenadministrators, sofern dieser vom Supervisor abweichen soll. Der Supervisor kann an dieser Stelle bestimmen, dass die E-Mail zusätzlich an eine davon abweichende Adresse (also beispielsweise an seine eigene) gesendet wird.

Abbildung: Großkundenkennungsverwaltung

nach oben2.4. Supervisoradministration

Dem Supervisor stehen nach Anlage mindestens einer Gruppe mehrere Karteikarten zur Administration zur Verfügung:

Abbildung: Großkundenkennungsverwaltung

Auf der Karte Verträge sehen Sie die für den Kunden lizenzierten Produkte sowie die jeweiligen Lizenzzahlen.

Abbildung: Großkundenkennungsverwaltung

Auf der Karte Kennungspräfix können Sie ein Kennungspräfix vergeben, das bei der Anlage einzelner Kennungen jeder Einzelkennung als Bestandteil vorangeht. So können Sie beispielsweise den Kanzlei- oder Institutionsnamen wählen, um die Kennung unverwechselbar und jederzeit zuordenbar zu machen.

Tragen Sie in das Eingabefeld das gewünschte "sprechende" Präfix ein und klicken Sie danach auf "Verfügbarkeit prüfen". Sofern das vergebene Präfix noch nicht belegt ist, erhalten Sie eine Meldung, dass das gewünschte Präfix noch verfügbar ist. Klicken Sie danach auf "Speichern". Jeder neue Kennung, die danach angelegt wird, wird automatisch das gewünschte Kennungspräfix - getrennt durch einen Trennstrich - vorangestellt. Bei Auswahl von bspw. "raeonline" als Kennungspräfix können nur noch Kennungen der Form "raeonline-musterkennung" angelegt werden.

Sofern ein Kennungspräfix bereits angelegt wurde, kann es auf dieser Registerkarte auch wieder gelöscht bzw. geändert werden.

Beachten Sie: Bei Neuvergabe, Löschung oder Änderung eines Kennungspräfix bleiben die bislang angelegten Kennungen unverändert erhalten.

Abbildung: Großkundenkennungsverwaltung

Auf der Karte Gruppenübersicht hat der Supervisor zunächst eine Übersicht der angelegten Gruppen. Durch Anklicken der Gruppenkennung wechselt man in die Gruppenadministration .

Hier können auch neue Gruppen angelegt werden bzw. Gruppen-Admin-Passwörter geändert werden.

Abbildung: Großkundenkennungsverwaltung

Auf der Karte Produktadministration können die lizenzierten Produkte den Kennungsgruppen zugeordnet, aber auch wieder entfernt werden. Dabei stehen auch verschiedene Filter- und Sammelaktionen zur Verfügung.

Um die gesamten einer Gruppe zugehörigen Daten einsehen zu können, klicken Sie einfach auf das kleine "Pluszeichen" vor der Gruppenbezeichnung.

nach oben3.1. Funktion und Aufgaben des Gruppenadministrators

Die Gruppenadministration ist die dem Supervisor nachgelagerte, zweite Administrationsebene. Die Administrationsaufgaben des Gruppenadministrators sind immer nur beschränkt auf die Kennungsgruppe(n), für die die Administrationsrechte durch den Supervisor übertragen wurde(n).

nach oben3.2. Zugang zur Gruppenadministration

Im Gegensatz zum Supervisor verfügt der Gruppenadministrator nicht über eine spezielle Administrationskennung. Der Gruppenadministrator muss immer Mitglied der Gruppe(n) sein, für die ihm die Administrationsrechte durch den Supervisor übertragen wurden. Der Zugriff auf die Gruppenadministration erfolgt durch Eingabe des so genannten Gruppenadminpassworts nach dem Login mit den auch für die Recherche gültigen Kennungsdaten (Benutzername und Passwort) in die juris Recherche. Das Gruppenadminpasswort kann über "Mein juris" oder "Administration" eingegeben werden. Die Verwaltung der Gruppenadminpassworte liegt beim Supervisor.

nach oben3.3. Administration Mehrfachlogin

Neben der Möglichkeit, Vertrags- sowie Gruppendaten zur entsprechenden Gruppe anzusehen, hat der Gruppenadministrator insbesondere die Möglichkeit, über die Karteikarte IP-Check die bei dieser Variante verpflichtende IP-Vergabe zu steuern sowie über die Karte Präferenzen zu steuern, ob ein Login-Cookie erlaubt, erzwungen oder verboten werden soll.

Über die Karteikarte "Portallinks" kann die Login-URL abgelesen werden, die für die Einbindung in das Kundenintranet benötigt wird.

Abbildung: Großkundenkennungsverwaltung

Bitte beachten Sie, dass der Teil des Links, der mit "Zielportal" bezeichnet ist, durch die URL des entsprechenden juris Portals, also bspw. "www.juris.de" ersetzt werden muss.

Über die Karteikarte "Präferenzen" kann auch gesteuert werden, ob die optionale Registrierungsfunktion freigegeben werden soll, mit der sich die Anwender innerhalb des Mehrfachlogins personalisieren können, um damit den vollen Umfang persönlicher Funktionen nutzen zu können.

Abbildung: Großkundenkennungsverwaltung

nach oben3.4. Administration Individuelles Login

Neben der Möglichkeit, Vertrags- sowie Gruppendaten zur entsprechenden Gruppe anzusehen, hat der Gruppenadministrator insbesondere die Möglichkeit, über die Karteikarte IP-Check die teils verpflichtende, teils optionale IP-Vergabe zu steuern sowie über die Karte Präferenzen zu steuern, ob ein Login-Cookie erlaubt, erzwungen oder verboten werden soll.

Insbesondere hat der Gruppenadministrator die Möglichkeit, neue Nutzer zur Gruppe anzulegen sowie die Nutzerdaten und Nutzerrechte umfassend zu administrieren, einzelne Kennungen zu suchen und nach Kennungen über Produktzuordnungen zu filtern.

Abbildung: Großkundenkennungsverwaltung

Produkte werden einzelnen Kennungen zugeordnet oder die Rechte zur Nutzung entzogen, indem in der zweiten und den ggf. folgenden Spalte(n) hinter der gewünschten Kennung ein Häkchen gesetzt oder entfernt wird. Nach Änderung eines Attributs klicken Sie bitte auf "Daten aktualisieren". Nach Klick auf "Daten neu anlegen" startet ein Assistent, der Sie durch den Prozess der Anlage einer neuen Kennung führt. Machen Sie im Verlauf des Assistenten die geforderten Angaben (Pflichtangaben sind auch hier mit einem "*" gekennzeichnet) und klicken Sie im Verlauf auf "Weiter".

Eine bequeme Möglichkeit, mehrere Kennungen auf einmal anzulegen, bietet Ihnen die Funktion "Daten importieren". Es kann dort eine mit den entsprechenden Angaben versehene CSV-Datei importiert werden.

Tipp: Legen Sie zunächst eine neue Kennung über den Assistenten ("Daten neu anlegen"), wie oben beschrieben an; exportieren Sie die Daten über die Funktion "Daten exportieren" als CSV-Datei und bearbeiten Sie diese bspw. mit Microsoft Excel. Importieren Sie die Datei nach Bearbeitung über die Funktion "Daten importieren". So ist gewährleistet, dass Ihnen die Syntax und die notwendigen Bestandteile der Tabelle angezeigt werden.

Nach Import einer CSV-Datei mit Kennungen sendet das System an die hinterlegte E-Mail-Adresse eine E-Mail über den erfolgten Import der Kennungen, in der Ihnen evtl. Fehler oder die Korrektheit des Imports über farbige Symbole angezeigt werden.

Bitte beachten Sie, dass Ihnen in dieser Ansicht maximal 250 Kennungen in alphabetischer Reihenfolge angezeigt werden können. Sollten Sie mehr Kennungen einer Gruppe zugeordnet haben, empfiehlt sich eine externe Administration nach dem Datenexport bspw. in Microsoft Excel.

Daneben besteht die Möglichkeit - nachdem weitere Informationen zur gewünschten Kennung durch Anklicken des davorstehenden "Pluszeichens" eingeblendet werden -, Kennungen zu deaktivieren und neue Passwörter zu vergeben.

Abbildung: Großkundenkennungsverwaltung

nach oben3.5. Administration Single-Sign-On Login

Da die einzelnen Profile bei dieser Variante durch eine Schnittstelle automatisch angelegt werden, beschränkt sich die Administration im Wesentlichen auf die Möglichkeit der Löschung einzelner Profile.

Abbildung: Großkundenkennungsverwaltung

Im Übrigen besteht auch hier die Möglichkeit, die Vertrags- und Gruppendaten der entsprechenden Gruppe einzusehen sowie IP-Adressen für den IP-Check und Präferenzen anzulegen.